Como a sua empresa encara o fechamento contábil? É comum identificar empresas que o tratam como um procedimento operacional, quase que mecânico, sem salientar a importância estratégica e de gestão da contabilidade como ferramenta nos negócios. O modelo de gestão empresarial vanguardista reforça, cada vez mais, a alta importância estratégica do fechamento contábil, e a utilização de seus indicadores e resultados para fins de tomada de decisões nos negócios. Sendo assim, essa prática vem conquistando uma importância menos protocolar, e mais relacionada à gestão estratégica.
Tipicamente, acontecem a cada mês, trimestre ou ainda fechamentos anuais. Em geral, costuma ser um momento turbulento no departamento financeiro, com suas diversas atividades e procedimentos sendo executados com alguma urgência para cumprir prazos, o que pode levar a cenários estressantes no dia-a-dia empresarial.
Isso acontece pois uma série de controles acirrados são necessários para o fechamento contábil, e a sua ausência pode causar grandes dificuldades na análise financeira, bem como prejuízos à qualidade da informação que é refletida nas demonstrações. Boa parte desses controles – como estoques e desgastes de imobilizado, por exemplo – são compartilhados com outras áreas da empresa, e não estão restritos aos departamentos financeiros. Dessa forma, para que tudo transcorra da forma mais natural, rápida e correta possível, é necessário que diversas áreas da empresa compreendam a sua importância e papel no fechamento contábil, e contribuam para a construção de boas informações e controles.
Podemos mencionar cinco importantes desafios envolvidos nesse processo de fechamento contábil. Acompanhe:
1 – Valorizar a utilidade estratégica
Disseminar a utilidade estratégica do fechamento contábil para todos os colaboradores dentro da empresa – desde altos executivos até estagiários – é, sem dúvida, um dos principais desafios da área financeira.
Um passo importante nessa etapa é alinhar com todos na empresa que os benefícios estratégicos para a tomada de decisões através da contabilidade impactam positivamente as mais diversas áreas e colaboradores. Não é um trabalho de uma só área, e seus benefícios também não são.
Sendo assim, é preciso investir na conscientização dos colaboradores sobre a importância da contabilidade na gestão estratégica. E é papel do departamento de finanças valorizar sua atuação e compartilhar os principais indicadores com o restante da empresa, de forma que todos acompanhem a sua contribuição para a geração de resultados no negócio.
2 – A contabilidade refletindo o modelo de negócio
Acima falamos sobre como a corporação deve enxergar a contabilidade. Mas outra visão igualmente importante é a de como o contador deve compreender o modelo negócio. Desde 2007, uma nova norma contábil internacional está em vigência no Brasil. Tratam-se das IFRS (International Financial Reporting Standards), as normas internacionais de contabilidade.
As IFRS trouxeram ao Brasil inúmeros benefícios. Um benefício relevante para a contabilidade se trata de um princípio fundamental das IFRS: o da “essência sobre a forma”. O que isso quer dizer?
Até 2007, tínhamos um modelo contábil baseado em regras. Ao invés de compreender profundamente a empresa como um todo, o contador precisava se basear apenas nas regras para fechamento da contabilidade. Com as IFRS, no entanto, a contabilidade passa a refletir melhor o modelo de negócio e as especificidades de cada empresa. Para o correto fechamento contábil, ajustar a essência da contabilidade ao seu negócio é um processo mandatório. As IFRS permitem evidenciar de maneira transparente as informações sobre a posição financeira, o desempenho e os fluxos de caixa dessas organizações, tendo em vista as características específicas de seu modelo de negócio.
Ainda hoje, no entanto, é possível identificar diversos casos em que os responsáveis pelo fechamento contábil das empresas não conhecem a essência dos negócios, principalmente em empresas de menor porte. Isso faz com que o produto de sua atividade – as demonstrações financeiras – contribuam menos do que o possível para fins de tomada de decisões estratégicas.
Por esses motivos, o papel do controller vem ganhando importância e se tornando cada vez mais importante dentro da corporação.
3 – Organizar e gerenciar as informações internas
A contabilidade é um trabalho que requer muita organização e controle das informações. Um dos principais desafios operacionais de fazer o fechamento passa por conseguir estabelecer bons controles, de forma que a contabilidade não seja um processo traumático a cada fechamento, e ocorra de forma natural. Os controles precisam ser contínuos e confiáveis.
Se não há organização e controle, o processo de fechamento contábil acaba sendo desgastante, pois será necessário levantar dados do passado cuja organização e interpretação pode ser muito difícil, dado que informações relevantes podem se perder com o tempo.
Alguns cuidados podem ser tomados para resolver ou prevenir esse tipo de dificuldade. Pode-se começar por implementar o uso de cronogramas bem definidos, checklists de atividades essenciais de contabilidade para cada área e controles formais de tudo o que for essencial – como controles de estoque , por exemplo.
Com a organização clara de cronogramas, checklists e controles é possível fazer um fechamento assertivo e com menos estresse nos departamentos financeiros.
4 – O fechamento contábil e a tecnologia
Para auxiliar com os controles e organização mencionados no item anterior, pode-se pensar em soluções em sistemas e tecnologias, de forma que os processos sejam menos dependentes de pessoas e mais automatizados. Além de permitir maior velocidade e potenciais economias, os controles baseados em sistemas minimizam os riscos de erros humanos que podem impactar o processo de fechamento contábil.
O ideal seria contar com sistemas que auxiliem os processos de contabilidade como, por exemplo, soluções para controlar contas a pagar, contas a receber, controle de boletos e estoques. Sabe-se que essas alternativas envolvem custos, e cada caso deve ser avaliado dentro das dimensões e capacidades de cada negócio.
5 – A complexidade tributária brasileira e o fechamento contábil
Naturalmente, a complexidade tributária vivida por diversos segmentos pode impactar diretamente esse processo. A apuração dos diversos tributos, bem como a sua correta contabilização, é um desafio inerente aos modelos de negócio do país, dado o cenário tributário brasileiro.
Agora que você já tem consciência dos cinco principais desafios que envolvem o fechamento contábil das organizações, é possível buscar se preparar e se antecipar aos problemas, buscando agir de forma preventiva.
Sugere-se, então, que busque identificar os potenciais riscos na empresa e incentivar a área financeira a agir de forma proativa, evitando deixar as análises e fechamento para a última hora.
