O momento do fechamento contábil de uma empresa deve ser feito com muita cautela para que nada saia errado. Porém, nem sempre o planejamento empresarial está alinhado com essa etapa da área de contabilidade, e quando isso ocorre, alguns erros podem surgir e comprometer a qualidade das informações.
Confira as quatro falhas mais comuns que podem ocorrer na contabilidade financeira:
1 – Falta de documentação
A falta de documentação é um grande dificultador do processo. Em empresas de pequeno e médio portes, por exemplo, é comum que não se encontrem as NFs dos gastos de funcionários com reembolsos, consequentemente, os lançamentos são feitos sem comprovação. Isso pode ter um impacto maior se a empresa sofrer uma fiscalização. Ela pode ser obrigada a tributar um lucro que já foi tributado. Por isso, é importante fazer a gestão da documentação que suporta qualquer lançamento contábil.
2 – Backup de dados desatualizado
Outra falha operacional que ocorre com frequência é a falta de backup de dados. Como o contador é obrigado a enviar algumas documentações periodicamente, e uma falha pode gerar multa para as empresas, ter um backup de dados atualizados é uma maneira de evitar que esses documentos se percam.
3 – Baixo conhecimento operacional
Nossa tributação é muito complexa, por isso, os erros acontecem com certa frequência. Por exemplo, se a empresa emitir mais do que R$ 5 mil de NFs para um mesmo cliente dentro de um mês, ela vai ter retenção de IR, contribuição social, PIS e Cofins. Já se ela emitir menos do que esse valor, a retenção será somente do IR. Esse é apenas um exemplo de complexidade que precisa estar na ‘ponta da língua’ do profissional de finanças.
4 – Acreditar (cegamente) na tecnologia
Outra falha, talvez a mais comum, cometida pela área financeira é acreditar cegamente na tecnologia. É bastante comum os contadores não revisarem o cálculo que algum sistema está fazendo. O contador enxerga isso como retrabalho. No entanto, sistemas também são feitos por pessoas e estão sujeitos a falhas, assim, é sempre importante que os processos tenham um double check.
Agora você já sabe as falhas que podem acontecer durante a contabilidade financeira. Prepare a equipe para ter mais atenção e evitar que esses erros comprometam a qualidade do fechamento contábil.
