As principais dificuldades encontradas na área financeira de uma organização estão relacionadas com os processos internos indefinidos. Muitas vezes, o profissional de finanças recebe informações de outros departamentos e não faz ideia do que deve ser feito com elas, já que não foi envolvido no processo inicial.
Para ter sucesso e assertividade no planejamento empresarial, principalmente nas áreas contábil e financeira, é preciso ter controles internos bem definidos. A falta de informações coloca o gestor financeiro em xeque, pois ele precisa tomar decisões amparado por dados reais.
Uma das formas de resolver esse problema na sua empresa é fazendo um checklist das informações que o financeiro e a contabilidade necessitam fornecer, realizar ou validar.
É importante, por exemplo, definir quem é o responsável pela ação, de onde vem o dado, qual o prazo de recebimento e de pagamento, qual o prazo e a forma de envio (eletrônica ou por documento físico) e etc. Ter todos esses processos estabelecidos é essencial para um controle eficiente da gestão financeira. Afinal, quanto mais definido estiver o fluxo, melhores serão os resultados finais.
Otimizando o fechamento contábil
Na hora de fazer o fechamento contábil, o profissional de finanças sempre leva em consideração o fluxo de caixa que está relacionado ao risco de liquidez. Mas para que seja realizado um fechamento eficiente é preciso também considerar os principais resultados alcançados, as metas atingidas (ou não) e os índices de inadimplência do período, que podem afetar o caixa.
O ideal é que esses dados, junto com os controles de custos, receita, fluxo de caixas, análise de demonstrações financeiras e análises de perdas operacionais, sejam analisados constantemente e, não apenas quando a empresa não vai bem financeiramente ou tem redução de seu faturamento.
Veja três passos essenciais para agilizar o fechamento contábil:
1 – Mapeamento dos processos
Identifique internamente as atividades e as responsabilidades de cada um. Para mapear os possíveis gargalos da área é importante fazer um alinhamento contábil e financeiro. Isso vai ajudar, por exemplo, a criar regras para saber os impostos que devem ser retidos pela empresa ou pelo fornecedor, diante de cada situação, isso é parte de um processo de planejamento tributário.
2 – Testes de informações.
Crie um processo interno para avaliar as principais rubricas: impostos, faturamento, despesas, multas operacionais e etc. Além disso, aproxime-se das áreas comercial e operacional e explique a importância de receber as informações com regularidade e com o detalhamento que seu departamento precisa. Esse processo não faz parte do dia a dia deles, então é preciso sugerir um fluxo que seja bom para todos os envolvidos.
3 – Criação da análises operacionais e inteligência no processo.
Com o fluxo de informações implementado, é possível aplicar inteligência nas análises do ciclo financeiro, analisando com mais precisão a liquidez do fluxo de caixa e fazendo com que o planejamento orçamentário fique mais próximo da realidade. Outro ponto importante é ter em mente que todo processo financeiro necessita seguir regras contábeis. Por isso, fazer uma gestão próxima ao contador é uma medida importante.
Para facilitar o gerenciamento dos dados do dia a dia, o ideal é utilizar dashboards que permitam gerir os fluxos definidos e ter acesso e controle da informação a qualquer momento. Sendo assim, a utilização de um sistema de BI (Business Intelligence) é fundamental para otimizar a contabilidade financeira.
Mas para que todos esses processos sejam assertivos e tragam o resultado esperado é fundamental que o profissional de finanças invista constantemente em capacitação para que fique por dentro das frequentes mudanças da área.
Esteja próximo do negócio, tenha os processos mapeados, conheça o fluxo das informações e crie fontes para a obtenção dos dados. Tudo isso é essencial para ter uma tomada de decisão certeira e mais agilidade no fechamento contábil.
