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Sua empresa trabalha com gestão de projetos, mas precisa fazer uma melhor organização de processos para aumentar a produtividade da equipe. Atualmente, sua situação é complicada, porque a complexidade das etapas e o grande número de reuniões fazem com que as entregas sejam demoradas e custosas.

Porém, é possível reverter esse cenário. O contexto tradicional de gerenciamento de projetos traz um enfoque positivo, que pode ser aprimorado e complementado com a metodologia ágil.

Para compreender melhor o que pode ser feito no seu negócio, neste post apresentaremos como a gestão dos projetos pode auxiliar a produtividade da equipe e faremos uma comparação entre as técnicas tradicionais e o método ágil.

O conceito de gestão de projetos

Essa prática consiste em um método sistemático que traz mais eficiência para as entregas que fazem parte de um determinado projeto. A ideia é que se tenha uma visão do esforço a ser empregado e do que é necessário adquirir para gerar a finalização da etapa.

No entanto, há benefícios valiosos durante o andamento dos realizáveis, que também são chamados de pacotes de trabalho ou de entrega. Nesse caso, é como se cada projeto fosse dividido em diferentes etapas, que juntas permitem sua finalização.

Por exemplo: se pegarmos a construção de uma casa, podemos dividi-la em elétrica, alvenaria, hidráulica, acabamento e pintura. Essa definição dos diferentes estágios a serem executados permite compreender o que é necessário para cada um deles em relação a insumos, pessoas e outros recursos.

Cada uma das etapas da casa (elétrica, alvenaria, hidráulica, acabamento e pintura) representam um pacote de trabalho, ou seja, um realizável, que terá mais eficiência quando você gerencia cada um dos estágios a serem executados.

Os benefícios para a organização de processos e aumento da produtividade

Os métodos de gestão de projetos podem ser aplicados em diferentes vertentes do negócio, especialmente no dia a dia. É assim que se consegue uma maior produtividade, já que as etapas são executadas diariamente.

Para isso, é preciso primeiramente mapear todas as fases do projeto. Assim, é possível saber o esforço que deve ser empregado e consegue-se avaliar o nível de produtividade fornecido.

Isso ocorre porque o gestor consegue identificar, por exemplo, se algumas atividades podem começar ao mesmo tempo, se algumas são dependentes das outras etc. O resultado é mais eficiência e precisão nas ações.

Outra atitude necessária é gerenciar as entregas. O projeto deve ser dividido em realizáveis e você deve fazer a gestão das pessoas para que todos tenham clareza sobre a visão do todo.

Para ficar mais claro, a mudança reside no seguinte aspecto: ao invés de falar para a equipe, por exemplo, que é preciso entregar uma casa, divide-se os colaboradores e é repassado a função de cada um.

Em resumo, o gerenciamento de projetos ajuda na essência, porque estabelece metas claras e promove o alinhamento necessário para que o objetivo (ou seja, o realizável) seja atingido.

Metodologia ágil x método tradicional

O gerenciamento de projetos em um contexto mais tradicional se refere às práticas fornecidas pelo Project Management Institute (PMI) por meio do Guia PMBOK®.

Esse documento tem um modus operandi de atuação em gestão, mas que não acompanha o que a metodologia ágil, o Scrum, recomenda.

Esse último indica que é desnecessário mapear o projeto de ponta a ponta ou definir todas as entregas. Para o Scrum, ocorrerão modificações ao longo do projeto, sendo que haverá acelerações ou atrasos. Por isso, se todo o planejamento for feito, isso pode atrapalhar e perde-se muito tempo.

O principal benefício do Scrum é trazer uma visão de sprint, ou seja, pegar o pacote de trabalho de modo individual. Voltando ao exemplo da casa, pode-se analisar a parte da alvenaria.

Pensando em uma casa com 10 cômodos, 10 sprints são montados. Isso permite analisar o pacote de trabalho por meio de subdivisões. Por exemplo: nos primeiros 2 dias o objetivo é terminar o primeiro cômodo.

Fica evidente, então, que o Scrum quebra os pacotes de trabalho ainda mais, o que faz a equipe aumentar sua produtividade. Quando a etapa é executada, pode-se ter um método de análise de eficiência, calibrando, quando necessário, a meta ou o trabalho dos colaboradores.

Com isso, tem-se mais eficiência e agrega-se valor ao projeto. No entanto, tenha em mente que é possível aliar o Scrum à gestão de projetos tradicional.

Enquanto o modelo mais antigo é baseado na documentação, a metodologia ágil prevê a iteração, ou seja, a prática. Então, o cronograma tradicional, por exemplo, pode ser aprimorado com o Scrum, que opta pela realização de reuniões rápidas para verificar possíveis empecilhos à realização das etapas.

Ao mesmo tempo, o Scrum trabalha com o Kanban, um quadro que detalha as sprints e permite um gerenciamento mais visual e descomplicado. Em outras palavras, você deve aproveitar as melhores práticas dos métodos tradicional é ágil. A consequência será mais precisão e acerto nos processos realizados.

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Pablo Padilha
Coordenador Acadêmico da Saint Paul

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