A atividade orçamentaria é uma das únicas ferramentas capazes de gerar uma visão sistêmica da empresa. Porém, como em muitos casos o planejamento orçamentário é encarado como uma “bola de cristal”, muitos erros acabam acontecendo nesse processo.
Para ficar por dentro de como elaborar um orçamento eficiente para sua empresa, listamos abaixo quatro práticas importantes que vão ajudá-lo nesta etapa.
A análise de orçamento deve ser amparada pelo orçamento estratégico da companhia, sem isso a chance de erros é grande. Por exemplo, se foi feita uma projeção para janeiro e o resultado não saiu como o previsto é hora de comparar o projetado versus realizado e analisar a diferença. Somente dessa forma é que se consegue tomar uma decisão assertiva do melhor caminho a seguir ou da rota que deve ser alterada. Ao realizar o orçamento sem alinhar com a estratégia da empresa, os números nunca serão reais.
Existe uma premissa de que o orçamento empresarial é uma responsabilidade somente da área financeira. Isso não é verdade. Para o desenvolvimento de um planejamento orçamentário preciso e coerente é preciso envolver todas as áreas estratégicas da companhia como: comercial, marketing, produção e etc.
Quando os demais departamentos estão envolvidos, o orçamento tende a ser mais acurado. E, o profissional de finanças, por sua vez, acaba atuando como um coordenador do projeto em vez de um “fazedor de números”.
Muitas empresas implementam métodos de custeios avançados para elaborarem o orçamento. Entretanto, todas as informações que forem acrescidas no orçamento devem constar nos registros contábeis. Para projetar o volume de vendas, por exemplo, é necessário ter o histórico apurado, com informações fidedignas. Se esse panorama não tiver sido bem feito no passado será impossível fazer um acompanhamento real. Quando a contabilidade é mal estruturada compromete a eficiência da organização. Portanto, cabe ao profissional de finanças fazer uma análise da contabilidade e melhorar os processos, se for o caso.
Nem sempre é possível questionar as alterações e solicitações de criação de novas versões no orçamento – que, muitas vezes, são desnecessárias. Além de tomar muito tempo do profissional, as novas versões reforçam a ideia de que o planejamento orçamentário deve ser um ditador dos números. E isso não é verdade.
O profissional deverá comparar o realizado por meio do forecast, que é o método de previsão, análise e revisão de um orçamento, baseado na atual situação da empresa.
A análise do orçamento tem o objetivo de ser uma ferramenta gerencial. Portanto, cabe ao profissional de finanças mudar a postura e agir de forma estratégica, explicando a inviabilidade de novas versões para o resultado final.
Um planejamento e orçamento mal feito pode trazer consequências desastrosas para a empresa como, por exemplo, compras indesejadas e estoque mal calculado resultando em prejuízos financeiros.
Planeje antes de agir. O grande diferencial da carreira de um executivo da área financeira está no seu olhar estratégico da empresa como um todo.