Reduzir custos, aumentar as vendas e melhorar a eficiência operacional. Talvez essa seja uma das frases mais ouvidas pelos gestores dentro das organizações, principalmente quando o cenário é de crise econômica e financeira.
E é nesse ponto que queremos chegar. Um dos principais erros de planejamento orçamentário é pensar em reduzir custos apenas quando o negócio não vai bem.
Não é difícil entender a lógica disso. Para fazer uma análise financeira consistente é preciso ter tempo e verba “financiar os cortes”.
Por exemplo, se a estrutura interna está inflada é necessário planejar quem será demitido, redesenhar o processo sem aquela pessoa e definir como a empresa vai funcionar no novo cenário, de modo que não comprometa o resultado ou o funcionamento dos processos.
Ou ainda, quando o custo com aluguel está muito oneroso, deve-se analisar com calma qual a melhor estratégia financeira a seguir. Será que mudar de endereço neste momento vai mesmo trazer a economia esperada? De imediato, você terá que se planejar para pagar a multa rescisória do contrato, investir na reforma do novo local, na contratação de arquiteto, em mobília e etc.
Se agir diante da pressão do momento, pode ter outros problemas financeiros no futuro. Portanto, a melhor hora para reduzir gastos é quando o fluxo de caixa está positivo. Nesse momento, você tem tempo para agir planejadamente e diminuir, assim, a margem de erros.
Identifique gastos que agregam (ou não) valor ao negócio
O primeiro passo para realizar uma análise financeira assertiva é detalhar todos os custos e/ou despesas da empresa. E isso significa identificar quais são os itens que agregam valor ao cliente.
Vamos analisar a atuação de uma montadora de automóveis. Seu custo, com certeza, é maior para produzir um carro com ar condicionado. Porém, se a empresa cortar esse gasto e passar a vender modelos de veículos sem esse equipamento, provavelmente, as vendas vão cair. O cliente prefere comprar um carro com ar condicionado porque isso agrega valor ao negócio.
Já se uma fabricante de mobiliário decidir por substituir os pés das cadeiras do material X pelo Y, que são mais em conta, provavelmente o “cliente” nem notará essa diferença, pois esse custo não agrega valor para ele.
Portanto, na hora de realizar o planejamento orçamentário, identifique os custos da operação que agregam ou não valor aos olhos do cliente. Não caia na tentação de transferir seus valores pessoais para o negócio. Nem sempre o que é importante exclusivamente para você vai refletir na necessidade do público-alvo da empresa.
Elimine processos que já não trazem mais resultados (e custam caro!)
Quem nunca passou pela situação de ver um funcionário que todos os meses dedica horas e horas para fechar e montar as mesmas planilhas? Muitas vezes, ao dedicar um tempo para entender o que ele está fazendo, o gestor se dá conta que essas planilhas que tomam um tempo enorme do seu dia a dia, já não são mais úteis no modelo que estão sendo feitas.
Como muitos processos internos já estão automatizados, vale mais a pena incluir a análise de alguns dados no sistema de gestão empresarial e liberar o profissional para realizar funções mais estratégicas dentro da companhia.
Dessa forma, é muito importante conhecer o funcionamento de cada área e mapear os processos que não trazem mais resultados, mas custam caro.
Para tomar uma decisão coerente, você pode contar com indicadores financeiros para ajudar na etapa de análise. Assim, passe a acompanhar a evolução dos custos e focar nos mais representativos em comparação com a receita.
O planejamento tributário, independente do porte da empresa, é outra maneira eficiente de reduzir custos.
Portanto, realize uma análise financeira inteligente e busque reduzir custos enquanto a empresa tem bons resultados. Quando a “corda está no pescoço” já não há muito mais o que se fazer.
