Sabemos que nem todas as reuniões corporativas (presenciais ou não) possuem engajamento e colaboração garantida de todos os participantes. O contato visual e a comunicação corporal ainda são validadores importantes de que estamos recebendo atenção ao falar, por exemplo.
É por isso que quando se trata de videoconferências essa situação pode se complicar. Afinal, como manter as pessoas engajadas no que você está falando quando o contato entre vocês é virtual?
Foi essa pergunta que a revista americana Harvard Business Review procurou responder em artigo recente. A publicação realizou uma pesquisa que revelou que há 5 ações que podem ser feitas para gerar engajamento em uma videoconferência.
Confira algumas dicas para uma videoconferência produtiva com sua equipe
Regra dos 60 segundos
Com a distância e a falta de contato humano, é necessário que você dedique os primeiros 60 segundos da sua apresentação para fazer com o que o seu time entenda na pele o problema a ser enfrentado.
A revista sugere o uso de estatísticas provocativas, anedotas e analogias com o objetivo de dramatizar a situação.
Regra da responsabilidade
Muitas vezes em uma reunião as pessoas inconscientemente assumem que o papel delas ali é meramente observar, enquanto o seu é entreter.
Para evitar esse comportamento é necessário deixar claro desde o início da apresentação a ideia de responsabilidade compartilhada, criando oportunidades para que cada um esteja no comando de alguma coisa.
Não há onde se esconder
Essa é uma forma de colocar em prática a segunda regra. Uma maneira de fazer com que todos tenham uma responsabilidade durante a reunião é distribuindo pequenas tarefas nas quais elas devem pensar em alguns minutos e depois compartilhar com o grupo.
Assim, não tem como ninguém se esconder atrás do papel de mero observador, garantindo que todos estejam prestando atenção.
Regra do PowerPoint curto
Ninguém merece apresentações com dezenas de slides que simplesmente parecem não acabar nunca. Se a ideia é manter as pessoas engajadas, prepare um material que contenha apenas as informações essenciais.
Além de fazer com que a reunião não seja entediante, isso também vai deixar a apresentação mais leve e fluida já que você não se sentirá pressionado a passar por 40 slides em apenas 20 minutos.
Regra dos 5 minutos
Lembre-se que reunião não é sinônimo de monólogo! Não fale por mais de 5 minutos seguidos, isso vai fazer com que as pessoas se distraiam com facilidade. Intercale a sua fala com as atividades sugeridas no item 3 ou simplesmente pedindo a opinião da sua equipe.
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