Chega o final de ano e as empresas precisam pensar no planejamento orçamentário de cada setor. É importante entender que esse processo abrange diferentes fatores. O principal é a análise.
Por isso, a pessoa que monta o budget deve conhecer bem o negócio, compreender se ele crescerá e se pode sofrer algum problema.
Para explicar tudo o que você precisa saber, neste artigo vamos mostrar como elaborar um orçamento e indicar o que é P&L (Profit and Loss Statement).
O que é P&L e a importância do planejamento orçamentário
As empresas precisam aprimorar seus processos de planejamento, controle e avaliação para se destacarem perante a grande competitividade do mercado. Nesse cenário, o orçamento surge como uma ferramenta para determinar como se espera que os negócios aconteçam.
Assim, é possível ter uma ideia do contexto futuro a partir de análise de dados passados. Esse planejamento ainda possibilita estabelecer metas junto à equipe, o que possibilita ter uma visão mais clara de onde se deve chegar e assegura o cumprimento de objetivos de continuidade, lucratividade, rentabilidade e expansão.
Junto ao planejamento orçamentário também há o P&L, ou demonstrativo de lucros e perdas. Esse relatório mostra se a empresa tem lucros ou prejuízos a partir de dados importantes, como:
- receitas operacionais, receitas financeiras
- despesas variáveis
- custos, inclusive de fabricação e administrativos
- margens de lucratividade
- CAPEX (investimento de capital) , OPEX (manutenção)
É importante destacar que os fatores que compõem o P&L se modificam conforme o tipo de negócio da empresa, contendo outras variáveis, mas essas costumam ser as mais comuns.
Como montar o budget da área?
As organizações se preparam para fazer seu orçamento –em torno de- 4 meses antes do fechamento do ano. O objetivo é ter uma visão de futuro sempre pautada no passado.
Veja algumas dicas:
1. Conte com o máximo de colaboradores possíveis
A análise dos fatores deve ser feita por pessoas que entendam do verdadeiro negócio da empresa e consigam projetar resultados da empresa e fazer análises destes. Em um orçamento – que se trata de médio prazo -, será projetado um ano, que é operacional da empresa.
Por exemplo: a empresa terá crescimento no próximo ano? Algum problema poderá ocorrer e interferir nos resultados? As respostas a essas perguntas são fundamentais para que o orçamento seja bem-feito e se evite o processo de revisão constante.
Além disso, é necessário verificar as variações macroeconômicas, tais como: projeção da taxa de inflação, variação do câmbio, Produto Interno Bruto (PIB) e o possível crescimento da concorrência. Perceba que o orçamento não é feito apenas com números, por pessoas capazes de realizar boas análises.
2. Reúna todas as áreas possível
Os integrantes de todos os departamentos devem participar do planejamento orçamentário para que ele seja bem executado e se consiga atingir o sucesso sem precisar de retrabalho.
O objetivo dessa prática é gerar valor para a empresa. Assim, também é possível avaliar se é possível chegar nos resultados esperados, antecipar problemas e alcançar uma vantagem competitiva maior. Além de fazer com que os colaboradores se sintam parte da construção do budget.
3. Veja quanto de valor a empresa/área terá disponível
Essa informação é útil para saber quanto de recursos financeiros a área tem disponível para o ano seguinte. Com este dado, é possível prever custos, despesas, margens, rentabilidade que a empresa poderá ter para o próximo ano.
A partir do controle efetivo dos custos e despesas se consegue maximizar seu uso para gerar vantagem competitiva. No entanto, é preciso que as pessoas estejam focadas nesse objetivo para alcançar melhores resultados operacionais e gerenciais. Assim, há mais eficiência operacional.
Observe que é preciso entender primeiramente o orçamento disponível, ou seja, o dinheiro que a área efetivamente terá, para e projetar custos e outras metas (como de crescimento, investimento, compra de um equipamento, treinamento de pessoas).
4. Trace diferentes cenários
Os contextos empresariais precisam ser variados. Faça um teste de estresse para colocar inúmeros cenários no papel e tentar prever o que ocorrerá. Desse modo, se algo der errado em um plano, segue-se para outro.
Essa já é uma ferramenta comum e bastante utilizada pelas empresas. Tenha em mente que o orçamento tem prazo médio de 1 ano. Sua função é colocar um limite.
5. Observe os processos
Um ditado diz que “quando se trabalha demais, não há tempo para ganhar dinheiro”. Essa frase pode ser adaptada para o planejamento orçamentário, já que quando há um foco muito grande na função exercida, não se percebe a possibilidade de reduzir custos que não trazem valor para operação.
Analise a possibilidade de eliminar custos que são obsoletos. Isso significa deixar de observar apenas os gastos e avaliar a receita. Por exemplo: se nos primeiros 3 ou 4 meses há uma boa receita – considerando que esse é um período difícil devido a férias, carnaval etc. –, esse é um indicativo de que as coisas vão dar certo. Ou seja, há uma tendência do quanto a empresa e a área terão de receita.
6. Não há nada melhor do que usar o excel
O orçamento tende a ser feito no Excel, porque essa ferramenta é de fácil uso e para controle da operação, podemos elaborar gráficos para análises e projeções. O objetivo é ser simples e funcional.
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