Chega o final de ano e as empresas precisam pensar no planejamento orçamentário de cada setor. É importante entender que esse processo abrange diferentes fatores. O principal é a análise.
Por isso, a pessoa que monta o budget deve conhecer bem o negócio, compreender se ele crescerá e se pode sofrer algum problema.
Para explicar tudo o que você precisa saber, neste artigo vamos mostrar como elaborar um orçamento e indicar o que é P&L (Profit and Loss Statement).
As empresas precisam aprimorar seus processos de planejamento, controle e avaliação para se destacarem perante a grande competitividade do mercado. Nesse cenário, o orçamento surge como uma ferramenta para determinar como se espera que os negócios aconteçam.
Assim, é possível ter uma ideia do contexto futuro a partir de análise de dados passados. Esse planejamento ainda possibilita estabelecer metas junto à equipe, o que possibilita ter uma visão mais clara de onde se deve chegar e assegura o cumprimento de objetivos de continuidade, lucratividade, rentabilidade e expansão.
Junto ao planejamento orçamentário também há o P&L, ou demonstrativo de lucros e perdas. Esse relatório mostra se a empresa tem lucros ou prejuízos a partir de dados importantes, como:
É importante destacar que os fatores que compõem o P&L se modificam conforme o tipo de negócio da empresa, contendo outras variáveis, mas essas costumam ser as mais comuns.
As organizações se preparam para fazer seu orçamento –em torno de- 4 meses antes do fechamento do ano. O objetivo é ter uma visão de futuro sempre pautada no passado.
Veja algumas dicas:
A análise dos fatores deve ser feita por pessoas que entendam do verdadeiro negócio da empresa e consigam projetar resultados da empresa e fazer análises destes. Em um orçamento – que se trata de médio prazo -, será projetado um ano, que é operacional da empresa.
Por exemplo: a empresa terá crescimento no próximo ano? Algum problema poderá ocorrer e interferir nos resultados? As respostas a essas perguntas são fundamentais para que o orçamento seja bem-feito e se evite o processo de revisão constante.
Além disso, é necessário verificar as variações macroeconômicas, tais como: projeção da taxa de inflação, variação do câmbio, Produto Interno Bruto (PIB) e o possível crescimento da concorrência. Perceba que o orçamento não é feito apenas com números, por pessoas capazes de realizar boas análises.
Os integrantes de todos os departamentos devem participar do planejamento orçamentário para que ele seja bem executado e se consiga atingir o sucesso sem precisar de retrabalho.
O objetivo dessa prática é gerar valor para a empresa. Assim, também é possível avaliar se é possível chegar nos resultados esperados, antecipar problemas e alcançar uma vantagem competitiva maior. Além de fazer com que os colaboradores se sintam parte da construção do budget.
Essa informação é útil para saber quanto de recursos financeiros a área tem disponível para o ano seguinte. Com este dado, é possível prever custos, despesas, margens, rentabilidade que a empresa poderá ter para o próximo ano.
A partir do controle efetivo dos custos e despesas se consegue maximizar seu uso para gerar vantagem competitiva. No entanto, é preciso que as pessoas estejam focadas nesse objetivo para alcançar melhores resultados operacionais e gerenciais. Assim, há mais eficiência operacional.
Observe que é preciso entender primeiramente o orçamento disponível, ou seja, o dinheiro que a área efetivamente terá, para e projetar custos e outras metas (como de crescimento, investimento, compra de um equipamento, treinamento de pessoas).
Os contextos empresariais precisam ser variados. Faça um teste de estresse para colocar inúmeros cenários no papel e tentar prever o que ocorrerá. Desse modo, se algo der errado em um plano, segue-se para outro.
Essa já é uma ferramenta comum e bastante utilizada pelas empresas. Tenha em mente que o orçamento tem prazo médio de 1 ano. Sua função é colocar um limite.
Um ditado diz que “quando se trabalha demais, não há tempo para ganhar dinheiro”. Essa frase pode ser adaptada para o planejamento orçamentário, já que quando há um foco muito grande na função exercida, não se percebe a possibilidade de reduzir custos que não trazem valor para operação.
Analise a possibilidade de eliminar custos que são obsoletos. Isso significa deixar de observar apenas os gastos e avaliar a receita. Por exemplo: se nos primeiros 3 ou 4 meses há uma boa receita – considerando que esse é um período difícil devido a férias, carnaval etc. –, esse é um indicativo de que as coisas vão dar certo. Ou seja, há uma tendência do quanto a empresa e a área terão de receita.
O orçamento tende a ser feito no Excel, porque essa ferramenta é de fácil uso e para controle da operação, podemos elaborar gráficos para análises e projeções. O objetivo é ser simples e funcional.
E na sua empresa, como o orçamento é feito? Acompanhe nosso blog para ler mais conteúdos exclusivos sobre finanças, gestão e negócios.