Na era da comunicação digital e dos relacionamentos virtuais, uma grande dificuldade que vem sendo enfrentada pela maioria das corporações é a comunicação interna.
O processo de troca de informações entre áreas nem sempre é feito de maneira eficaz e isso traz uma série de consequências desastrosas para o resultado final, como por exemplo, o desalinhamento estratégico ou impactos na gestão financeira.
Normalmente, isso ocorre porque as pessoas possuem ritmos diferentes dentro de uma mesma companhia e nem sempre estão dispostas a ajudar o próximo. Além disso, independente do perfil comportamental, a ordem de prioridade diante da demanda de outra área dificilmente será relevante no seu dia a dia.
Para mudar esse cenário e engajar os colaboradores a trabalharem em equipe de forma eficiente, é preciso que os gestores invistam num processo de conscientização da equipe sobre a necessidade da integração entre as áreas.
Contornando a situação
Sendo assim, passa a ser imprescindível que os gestores façam um mapeamento do perfil da sua equipe e cruzem com as características do solicitante. Como fazer isso?
De forma geral, existem dois grandes grupos de indivíduos: assertivos e emotivos. As pessoas assertivas querem resolver tudo rapidamente. Elas não precisam entender detalhadamente o objetivo da demanda. Estão focadas na data de entrega e como vão organizar a pendência no seu dia a dia.
Já os perfis mais emotivos são movidos por relacionamentos interpessoais. Na maioria das vezes, eles têm dificuldade em entender que a solicitação da demanda é para um benefício direto da empresa. Caso o pedido não seja da sua área, será necessário estabelecer um relacionamento com essa pessoa.
Quando falamos de um cenário de 50 a 100 colaboradores, fazer esse mapeamento “na unha” é desafiador, mas possível. Embora as pessoas digam quem elas são o tempo todo, quando vamos para um universo maior de colaboradores, fazer essa análise sem o apoio de ferramentas próprias é impossível.
Organizando o fluxo
Um ponto de partida interessante para criar um fluxo assertivo na comunicação interna é a criação e envio de um questionário, perguntando para os colaboradores como preferem receber a demanda. Mas atenção, isso não significa que todas as pessoas vão respondê-lo e isso não deve interferir no resultado final. Ao contrário, essa já é uma resposta sobre o perfil do indivíduo ou de uma área inteira.
Hoje em dia, também existem interessantes ferramentas de gestão de KPIs, além da intranet e de soluções de workflow que ajudam no aumento da produtividade e a fazer uma análise do desempenho do funcionário.
Vamos imaginar que a área comercial precise de um estudo do departamento financeiro para montar uma proposta. Ao usar a ferramenta de workflow você está permitindo a automação do fluxo de trabalho e garantindo a troca de informações entre os departamentos envolvidos em um processo de negócio.
Mais que uma ferramenta de integração departamental, o workflow é a certeza de que cada tarefa será executada pelo usuário a quem esta foi destinada.
Na automatização do fluxo de processo de negócio implementam-se ferramentas, a partir de um conjunto de regras e procedimentos, para prover garantias de que os documentos, informações ou tarefas sejam passadas de um participante para o outro para a execução de uma ação.
Da mesma forma que torna-se fundamental a definição de KPIs (Key Performance Indicators) para acompanhar e alinhar os processos e o desempenho das ações. A intranet também é uma excelente maneira de gerir o fluxo de demanda e otimizar o processo de marketing pessoal.
Sem contar que, ao utilizar ferramentas para gerenciar as demandas internas, você passa a ter uma boa solução para agradar os perfis emotivos e assertivos.
Portanto, estabeleça um fluxo de processo para organizar as demandas internas e garantir a integração positiva entre as áreas.
