O mundo do futuro chegou. Se antes esperávamos que os aparelhos e objetos do dia a dia estivessem conectados a computadores e sistemas inteligentes, hoje isso já é uma realidade.
A chamada IoT (de Internet of Things) possibilita criar produtos inovadores por meio da conexão entre dispositivos e poder de processamento local. O resultado é a possibilidade de transformar itens anteriormente estáticos em dispositivos dinâmicos.
Além disso, consegue-se coletar e processar informações de componentes, processos e máquinas a fim de identificar melhorias. É aí que entram as ferramentas colaborativas e os benefícios da Internet das Coisas no desempenho das pessoas.
Neste artigo, vamos apresentar as principais ferramentas colaborativas no trabalho, como utilizá-las para ter melhor produtividade, quais são as principais tendências tecnológicas e qual é o papel do líder no processo.
Quais são as principais ferramentas colaborativas?
Esses recursos são aqueles que utilizam a internet para facilitar o trabalho realizado nas empresas. Há dois principais grupos de ferramentas colaborativas.
O primeiro é o de compartilhamento de arquivos, que ajudam a identificar o que foi escrito, registrado e falado sobre o assunto:
- Dropbox – Seu objetivo é guardar os arquivos na nuvem. A partir desse momento, eles podem ser compartilhados com pessoas da equipe e atualizado sem que diversas versões sejam mantidas. O Dropbox também permite o acesso de qualquer dispositivo com acesso à internet. O One Drive e o Google Drive funcionam da mesma forma.
- Evernote – Esse é um bloco de notas inteligente, que permite inserir diferentes informações, salvar arquivos, colocar etiquetas para cada atividade etc. Você também pode compartilhar os dados para ter mais agilidade no processo.
O segundo grupo é composto por ferramentas de comunicação, que ajudam a trocar informações com mais rapidez. Dentro desses escopos há diferentes opções de softwares. Confira as principais:
- Slack – Essa é uma ferramenta que integra informações e dispensa o uso excessivo de e-mails. A principal vantagem é poder criar diferentes conversas conforme os tópicos mais relevantes do dia a dia. Além disso, os usuários podem manter conversas privadas.
- Trello – Esse é um software bem voltado para a gestão de projetos e tarefas rotineiras. Baseado no método Kanban, o Trello permite criar cartões para cada atividade e colunas com listas de coisas a fazer, em andamento e feitas, por exemplo.
Como as ferramentas colaborativas podem melhorar o desempenho da equipe?
Esses são recursos de baixo custo e que ajudam a integrar as equipes com mais dinamicidade. Segundo um estudo da consultoria McKinsey, divulgado pelo site Cloud 21, 80% dos gestores entendem que as ferramentas colaborativas são importantes para a produtividade das equipes.
O levantamento evidenciou que as empresas que possuíam maior capacidade de gestão têm um desempenho financeiro mais elevado. Ao mesmo tempo, elas conseguem atender às demandas da geração Y, que é composta por jovens que preferem atuar com apps na internet.
O aumento da produtividade também acontece porque as ferramentas colaborativas acabam com as idas e vindas de e-mails, que geram versões diferentes de um mesmo arquivo. Além disso, elas facilitam o trabalho remoto, uma tendência adotada cada vez mais nas empresas brasileiras.
Quais tendências podem ajudar o dia a dia de um gestor de pessoas?
A resposta a essa pergunta é o big data. Essa tecnologia permite coletar dados mais rapidamente e tratá-los, o que facilita a interpretação e a consequente transformação dos itens em informações. Com isso, há uma tomada de decisão mais eficiente e precisa, verdadeiramente embasada.
A ideia, portanto, é relacionar as ferramentas colaborativas ao big data para aumentar a disseminação de conhecimentos sobre uma temática específica.
Existem, portanto, dois principais benefícios para o gestor. Um deles é a produtividade, mobilidade, agilidade nos processos e facilidade para tomar decisões. O outro é a gestão do conhecimento. Assim, as informações permanecem disponíveis por mais tempo.
No entanto, é necessário também lembrar dos entraves das ferramentas colaborativas. Afinal de contas, elas só são eficientes se as pessoas estiverem comprometidas a alimentar o sistema.
Qual o papel do líder nesse processo?
A principal responsabilidade desse profissional é focar e cobrar a disciplina dos liderados. Ele deve demonstrar a importância da troca de informações e deixar claro que o resultado só será conquistado se todos estiverem alinhados e trabalharem com o objetivo de disponibilizar as informações.
Outra questão importante do líder é envolver as pessoas em uma discussão de dois níveis: individual e coletiva. É importante que todos saibam qual é seu papel na equipe.
Por exemplo: um colaborador que está na ponta de venda da equipe comercial deve coletar as informações do mercado. Outra pessoa, que trabalhe internamente, deve pensar sobre a organização dos pedidos e das informações.
Ou seja, cada um tem uma participação-chave e é preciso mostrar os papéis individuais. É assim que se garante a qualidade da entrega, que está diretamente relacionada à produtividade.
Afinal, se tiver mais qualidade haverá mais produtividade, porque o processo estará sendo executado de modo mais adequado. Desse modo, o papel do líder é fazer valer o que foi pensado para a área e acompanhar de perto o que está sendo feito.
Gostou de compreender como a Internet das Coisas aumenta a produtividade da equipe? Aproveite para saber como avaliar o desempenho dos colaboradores.
